Team einladen und Berechtigungen

Rechnungs-Kontor ist auf Steuerkanzleien mit mehreren Mitarbeitenden ausgelegt. Sie koennen weitere Personen einladen, ihnen eine Rolle zuweisen und feinjustieren, was Mitglieder duerfen.

Rollenmodell

Es gibt genau zwei Rollen.

Inhaber (Owner)

• Mitglieder einladen, Rolle aendern, entfernen.
• Abrechnung verwalten (Abonnement starten, kuendigen, Zahlungsmittel aendern).
• Berechtigungen der Mitglieder konfigurieren (siehe unten).
• Kanzlei archivieren oder loeschen (im Premium-Tarif).
• Vollstaendiger Audit-Verlauf, CSV-Export.

Mitglied (Member)

• Mandanten anlegen und verwalten (sofern erlaubt).
• Belege empfangen, ueberpruefen, kontieren.
• Monatsabschluss und Exporte (sofern erlaubt).
• Eigene Passwort- und 2FA-Einstellungen.

Wenn ein Kollege bereits versucht hat, sich anzumelden

Versucht ein Kollege mit derselben E-Mail-Domain ein neues Konto anzulegen, blockiert die Registrierung mit einem freundlichen Hinweis: "Diese Domain hat bereits ein Konto". Dort sieht der Kollege den Namen Ihrer Kanzlei (jedoch keine E-Mail-Adressen) und zwei Wege:

• Empfohlen: er bittet Sie, ihn ueber das Einladungsformular unten einzuladen. Dann arbeiten Sie zu zweit auf denselben Mandantendaten.
• Ausnahme: er legt bewusst ein getrenntes Konto an (etwa fuer eine getrennte Praxis-Einheit auf derselben Domain). Das neue Konto bekommt dann keinen Testzeitraum und muss sofort abonniert werden.

Oeffentliche E-Mail-Anbieter (gmail.com, gmx.de, web.de, ...) loesen den Hinweis nicht aus, da viele unverbundene Personen diese Domains teilen.

Mitglied einladen

1. Team-Karte oeffnen

   Unter Einstellungen → Team finden Sie die Mitglieder-Liste und das Einladungs-Formular. Nur Inhaber sehen die Karte; Mitglieder sehen stattdessen eine kurze Notiz, dass sie Teil der Kanzlei sind.

2. E-Mail-Adresse eingeben

   Tragen Sie die geschaeftliche E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein, waehlen Sie die Rolle (Inhaber oder Mitglied) und klicken Sie Einladung senden.

3. Einladung wird automatisch zugestellt

   Wir senden eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gueltig ist. Die Empfaengerin klickt auf den Link, vergibt ein Passwort und ist sofort angemeldet. Eine separate E-Mail-Verifizierung entfaellt: der Einladungslink ist bereits der Beweis fuer die E-Mail-Inhaberschaft.

Offene Einladungen werden in der Team-Karte gelistet, mit einer Zurueckziehen-Schaltflaeche. Eine zurueckgezogene Einladung kann nicht mehr eingeloest werden, auch wenn die Empfaengerin den Link kennt.

Rolle aendern

Auf der Mitglieder-Liste finden Sie pro Eintrag eine Schaltflaeche Zu Inhaber machen oder Zu Mitglied machen. Die Aenderung erfolgt sofort und wird im Audit-Verlauf protokolliert.

Mitglied entfernen

Mit Klick auf Entfernen in der Mitglieder-Zeile wird die Person aus der Kanzlei ausgetragen. Alle aktiven Sitzungen dieser Person werden sofort beendet. Falls die Person sich selbst entfernt (etwa beim Verlassen der Kanzlei), wird sie direkt zur Anmeldeseite weitergeleitet.

Die Person kann sich anschliessend mit derselben Adresse einer anderen Kanzlei anschliessen oder eine eigene Kanzlei registrieren.

Berechtigungen der Mitglieder

Inhaber koennen pro Kanzlei vier Schalter umlegen, die festlegen, welche Aktionen Mitgliedern erlaubt sind. Standardmaessig sind alle vier eingeschaltet.

• Mandanten anlegen: ob Mitglieder neue Mandanten erstellen duerfen.
• Monatsabschluss durchfuehren: ob Mitglieder eine Periode abschliessen oder wieder oeffnen duerfen.
• Exporte erzeugen: ob Mitglieder die Vorsteuer-Aufstellung, das DATEV-Format und das ZIP-Paket herunterladen duerfen.
• Kontierung bestaetigen: ob Mitglieder Kontierungsvorschlaege annehmen oder ueberstimmen duerfen.

Die Schalter wirken sofort. Inhaber sehen den jeweiligen Button im UI immer; Mitglieder ohne die zugehoerige Berechtigung sehen statt des Buttons eine kurze Erklaerung "Sie haben keine Berechtigung fuer diese Aktion".

Vollstaendiger Audit-Verlauf

Inhaber finden unter Audit-Verlauf eine vollstaendige, hash-verkettete Liste aller Ereignisse ihrer Kanzlei: Login-Versuche, Mandanten-Anlagen, Status-Aenderungen, Kontierungsentscheidungen, Berechtigungsaenderungen, Mitglieder-Aktionen. Die Liste ist paginiert, filterbar (nach Aktion, Nutzer, Zeitraum) und kann als CSV exportiert werden (UTF-8 mit BOM, deutsches Format, bis zu 5000 Zeilen).