Hochladen-Link nutzen

Neben der E-Mail-Weiterleitung erhaelt jeder Mandant einen persoenlichen Hochladen-Link der Form https://rechnungs-kontor.de/u/<Token>. Ueber diesen Link kann der Mandant Belege direkt im Browser hochladen, ohne sich anzumelden.

Wann der Hochladen-Link nuetzlich ist

• Papierbelege: der Mandant fotografiert die Rechnung mit dem Smartphone und laedt das Bild hoch.
• Belege aus Portalen: Rechnungen, die der Mandant aus einem Lieferanten- oder Onlinedienst-Portal als PDF herunterlaedt und sonst manuell weiterleiten muesste.
• Belege aus Apps: viele Apps haben einen Teilen-Knopf, ueber den eine PDF direkt im Browser des Hochladen-Links geoeffnet werden kann.
• Mehrere Belege auf einmal: ueber Drag-and-drop oder die Mehrfachauswahl koennen pro Vorgang bis zu 20 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.

So funktioniert der Hochladen-Link aus Sicht des Mandanten

1. Link oeffnen

   Der Mandant klickt auf den von Ihnen weitergegebenen Link. Eine schlichte Seite mit Kanzlei-Name, Mandantenname und einem Drop-Bereich erscheint. Es ist keine Anmeldung noetig; der Token im Link ist die Berechtigung.

2. Datei auswaehlen oder fallen lassen

   Der Mandant zieht eine oder mehrere Dateien in den Drop-Bereich oder klickt auf Datei auswaehlen. Jede ausgewaehlte Datei erscheint als Chip mit Dateinamen und Groesse; einzelne Dateien lassen sich vor dem Hochladen wieder entfernen.

3. Hochladen

   Nach Klick auf Hochladen erscheint ein Vollbild-Spinner mit der Nachricht "Wird hochgeladen ...". Bei Fotos oder Scans dauert die KI-Erkennung typischerweise drei bis zwoelf Sekunden pro Beleg.

4. Quittung pruefen

   Anschliessend zeigt die Seite eine Zusammenfassung: je Datei einen gruenen Chip angenommen mit den erkannten Feldern (Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag) oder einen roten Chip abgelehnt mit klarer deutscher Begruendung.

Akzeptierte Dateiformate

Identisch zur E-Mail-Weiterleitung:

• PDF (mit oder ohne Textebene)
• JPEG, PNG, HEIC
• XML (XRechnung)

Andere Dateitypen (Word, Excel, ZIP, ausfuehrbare Dateien) werden mit HTTP 415 abgelehnt und nicht gespeichert.

Groessen-Grenzen

• Maximale Dateigroesse: 15 MB pro Datei. Phone-Fotos liegen typischerweise bei 0,5 bis 5 MB.
• Maximale Anzahl pro Hochladevorgang: 20 Dateien.
• Tageslimit pro Mandant: 500 Belege. Soll vor versehentlicher Mehrfachweiterleitung schuetzen.

Fehlermeldungen

Die haeufigsten Fehler und was sie bedeuten:

• Datei ist beschaedigt oder kein Bild: bei einer Bilddatei, die nicht gelesen werden konnte. Bitte Foto neu aufnehmen oder Scan wiederholen.
• Dateityp nicht unterstuetzt: bei .docx, .xlsx, .zip etc. Bitte als PDF oder Foto erneut hochladen.
• Datei zu gross: ueber 15 MB. Bitte Foto-Aufloesung reduzieren oder das PDF komprimieren.
• Tageslimit erreicht: ueber 500 Belege in 24 Stunden. Bitte am Folgetag fortsetzen oder Steuerkanzlei kontaktieren.
• Bildinhalt erkannt, aber keine eindeutige Rechnung: das Bild ist lesbar, enthaelt aber zu wenige Rechnungs-typische Felder (Nummer, Betrag, Lieferantenname, Datum). Datei wird trotzdem archiviert.

Was nach erfolgreichem Upload passiert

1. Datei wird in Deutschland (Hetzner Nuernberg) verschluesselt archiviert, content-adressiert nach SHA-256.
2. Format und Inhalt werden geprueft (siehe E-Mail-Weiterleitung fuer Details).
3. Pflichtangaben nach § 14 / § 14a UStG werden geprueft.
4. Ein Kontierungsvorschlag wird erzeugt (siehe Kontierungsvorschlaege pruefen).
5. Der Mandant erhaelt eine E-Mail-Quittung mit den erkannten Feldern (falls Kontakt-E-Mail hinterlegt ist).
6. Sie erhalten optional eine Steuerberater-Benachrichtigung an Ihre Konto-E-Mail.

Wenn die Verbindung waehrend des Uploads abbricht

Sollte der Browser des Mandanten die Verbindung verlieren (instabiles WLAN, Wechsel zwischen Mobilfunk und WLAN), sieht der Mandant eine kurze, ruhige Mitteilung: "Eine Datei an die Kanzlei uebermittelt. Ihre Kanzlei kuemmert sich um die weitere Bearbeitung."

Hintergrund: in der Praxis hat der Server die Datei zu diesem Zeitpunkt fast immer bereits empfangen und archiviert; nur die Antwort kam nicht mehr beim Browser an. Sie als Steuerberater sehen den Beleg in der Liste, der Mandant muss nichts weiter tun. Bei einem echten Verbindungsausfall (verlorenes Netz) merkt der Mandant das selbst und kann den Hochladen-Vorgang spaeter wiederholen.

Den Link wechseln

Falls der Hochladen-Link versehentlich an einen falschen Empfaenger gelangt ist, koennen Sie ihn jederzeit erneuern. Siehe Mandanten: Neuen Hochladen-Link erzeugen.