Archivierte Mandanten

Archivieren ist die richtige Aktion, wenn die Geschaeftsbeziehung mit einem Mandanten endet. Anders als Deaktivieren stoppt sie die Berechnung, blendet den Mandanten aus der Hauptliste aus, und bewahrt die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Was beim Archivieren passiert

• Der Mandant verschwindet aus der Hauptliste unter Mandanten.
• Eingehende E-Mails an die Eingangs-Adresse des Mandanten werden mit einer hoeflichen Mitteilung an den Absender zurueckgeschickt.
• Der Hochladen-Link zeigt eine "Unbekannter Link"-Seite.
• Die monatliche Pauschale dieses Mandanten entfaellt ab dem naechsten Abrechnungszeitraum.
• Alle bisherigen Belege bleiben vollstaendig zugaenglich (siehe FAQ: Aufbewahrungsfrist).
• Der vollstaendige Audit-Verlauf bleibt erhalten.

Sie finden archivierte Mandanten weiterhin ueber die direkte URL ihrer Detailseite. Dort wird der Status durch einen roten Banner mit dem Archivierungs-Datum gekennzeichnet, und alle Eingabefelder sind schreibgeschuetzt.

Die 31-taegige Sperrfrist

Sobald ein Mandant archiviert ist, kann er fuer 31 Tage nicht reaktiviert werden. Diese Wartezeit ist bewusst gesetzt.

Waehrend der Sperrfrist erscheint auf der Mandanten-Detailseite ein deaktivierter Button Reaktivieren ab TT.MM.JJJJ mit Angabe des frueheste moeglichen Datums plus Resttage-Hinweis. Die Frist ist nicht verkuerzbar.

Fuer kurze Pausen (Urlaub, vorsorgliche Sperre, laufende Klaerung) ist Deaktivieren die richtige Wahl: keine Sperrfrist, sofort umkehrbar, dafuer laeuft die Berechnung weiter.

Reaktivieren nach Ablauf der Sperrfrist

Sobald 31 Tage seit der Archivierung vergangen sind, erscheint ein aktiver Button Reaktivieren im roten Banner. Ein Klick fuehrt durch:

1. Bestaetigungs-Dialog mit Erklaerung der Auswirkungen (Belegfluss wird wieder akzeptiert, Berechnung beginnt erneut).
2. Sofortige Aktivierung. Der Mandant erscheint wieder in der Hauptliste.
3. Die Eingangs-E-Mail und der Hochladen-Link funktionieren wieder unveraendert; eine erneute Weitergabe an den Mandanten ist nicht noetig.

Der vollstaendige Verlauf des Mandanten bleibt erhalten, einschliesslich aller Belege aus der Zeit vor der Archivierung.

Was nicht moeglich ist

• Sperrfrist verkuerzen: technisch ausgeschlossen, dient dem Schutz der Abrechnung.
• Daten endgueltig loeschen: die GoBD-Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB). Auch nach Archivierung muessen die Belege auf Anforderung der Finanzbehoerde maschinell lesbar bleiben.
• Aenderungen waehrend der Archivierung: Kontaktdaten, Benachrichtigungs-Schalter und Token-Rotation sind schreibgeschuetzt, bis der Mandant reaktiviert wird.

Wenn ein archivierter Mandant doch noch eine E-Mail schickt

Sollte trotz Archivierung jemand an die alte Eingangs-Adresse schreiben (verbleibende Forwarding-Regel, alte Adressbucheintraege), reagiert Rechnungs-Kontor automatisch:

• Der Absender erhaelt eine hoefliche Mitteilung, dass die Adresse nicht mehr aktiv ist und er sich an seine Steuerkanzlei wenden soll.
• Sie als Steuerberater erhalten eine Benachrichtigung mit Absender und Betreff. So koennen Sie aktiv klaeren, ob der Mandant doch noch Belege schickt, ohne dass diese stillschweigend ins Leere laufen.

Beide Mails sind rate-limitiert auf maximal eine Zustellung pro Absender und Mandant innerhalb von 24 Stunden, damit eine fehlkonfigurierte Weiterleitung keine Endlos-Schleife ausloest.