Erste Schritte

Diese Anleitung fuehrt Sie vom leeren Konto bis zur ersten automatisch verarbeiteten Rechnung. Planen Sie ungefaehr fuenf Minuten ein. Alle Schritte sind reversibel.

1. Konto anlegen

   Oeffnen Sie Konto erstellen und tragen Sie Kanzleiname, Ihren Namen, eine geschaeftliche E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Wir empfehlen ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen.

   Wir senden Ihnen anschliessend eine Bestaetigungsmail an die angegebene Adresse. Klicken Sie auf den Link in der Mail, um das Konto zu aktivieren. Bis zur Bestaetigung koennen Sie die Anwendung ansehen, aber noch keine Mandanten anlegen oder Belege verarbeiten.

   Warum dieser Schritt Die Verifizierung verhindert, dass Belege an eine vertippte oder fremde E-Mail-Adresse zugestellt werden, und schuetzt Ihre Mandanten vor versehentlicher Datenweitergabe.
   Wenn Ihre Domain bereits genutzt wird Existiert fuer Ihre E-Mail-Domain bereits ein Konto (z. B. weil ein Kollege Sie schon angemeldet hat), erscheint waehrend der Registrierung ein Hinweis mit dem Namen der bestehenden Kanzlei. Bitten Sie eine Inhaberin der bestehenden Kanzlei, Sie ueber Einstellungen → Team einzuladen. Damit arbeiten Sie auf denselben Mandantendaten statt zwei parallele Konten zu fuehren. Details: Team einladen und Berechtigungen.

2. DATEV-Beraternummer einmalig hinterlegen

   Direkt nach der Anmeldung sehen Sie auf der Uebersicht die Karte Erste Schritte mit dem ersten Punkt DATEV-Beraternummer hinterlegen. Klicken Sie auf Beraternummer eintragen oder oeffnen Sie direkt Einstellungen → DATEV-Konfiguration und tragen Sie Ihre DATEV-Beraternummer (Bereich 1001 – 9 999 999) ein.

   Diese Nummer ist eine Pflichtangabe der DATEV-Schnittstelle und wandert im Header jedes DATEV-Format-Exports als Feld 11 (Berater) mit. Sie finden Ihre Nummer auf der DATEV-Vertragsunterlage oder ueber das DATEV-Mitgliederportal.

   Pflichtfeld vor dem ersten Mandanten Ohne hinterlegte Beraternummer koennen Sie keinen Mandanten anlegen: das System weist die Anlage mit einem Hinweis ab und fuehrt Sie zur Einrichtungsseite zurueck. Hintergrund: fehlende Beraternummer fuehrt zu einem strukturell ungueltigen DATEV-Export ("Das Mussfeld 'Beraternummer' hat keinen Inhalt"), den die DATEV-Pruefprogramm-Importpruefung ablehnt.

3. Ersten Mandanten anlegen

   Sobald die Beraternummer hinterlegt ist, klicken Sie auf Mandanten in der oberen Navigation und anschliessend auf Neuen Mandanten anlegen.

   Pflichtfelder sind:

   • Mandantenname: wie der Mandant in Ihrer Buchhaltung gefuehrt wird (z. B. Mueller GmbH).
   • Kontakt-E-Mail: die Adresse, an die wir Eingangsbestaetigungen senden.
   • Ansprechperson: wird in der Anrede der Bestaetigungsmails verwendet.
   • DATEV-Mandantennummer (1 – 99 999): wandert im DATEV-Format-Export als Header-Feld 12 (Mandant) mit jeder Buchungszeile mit. Pro Mandant einmalig zu vergeben.

   Die Telefonnummer ist optional. Kostenstellen-Vorgaben (KOST1, KOST2) koennen Sie spaeter ueber die Mandanten- Detailseite ergaenzen; sie sind nicht Pflicht.

   Warum die Mandantennummer Pflicht ist Wie bei der Beraternummer pruefe das DATEV-Pruefprogramm die Mandantennummer als Mussfeld. Ein fehlender Wert macht den gesamten Buchungsstapel beim Import unbrauchbar. Wenn der Mandant in DATEV noch keine Nummer hat, vergeben Sie sie jetzt: die Nummer ist eindeutig pro Berater und sollte sich ueber die gesamte Mandantenbeziehung nicht aendern.

4. Eingangs-Adresse weitergeben

   Nach dem Anlegen sehen Sie zwei Wege, ueber die der Mandant Belege einreichen kann:

   • E-Mail-Adresse in der Form mandantenname@mailbox.rechnungs-kontor.de. Der Mandant leitet Rechnungen einfach an diese Adresse weiter.
   • Hochladen-Link der Form https://rechnungs-kontor.de/u/<Token>. Geeignet fuer Papierbelege oder Belege aus geschlossenen Portalen, ohne Anmeldung.

   Klicken Sie auf Kopieren neben der gewuenschten Adresse und senden Sie sie Ihrem Mandanten. Beide Wege landen in derselben Belegliste.

   Praxistipp Bitten Sie den Mandanten, die E-Mail-Adresse als Kontakt im Mailprogramm zu speichern. Ab dann genuegt eine Autovervollstaendigung. Fuer hohes Belegvolumen lohnt sich eine Outlook- oder Gmail-Regel, die eingehende Rechnungen automatisch weiterleitet.

5. Auf den ersten Beleg warten

   Sobald der Mandant eine Rechnung weiterleitet oder hochlaedt, passieren mehrere Dinge automatisch:

   • Die Datei wird in Deutschland (Hetzner, Nuernberg) archiviert.
   • Format und Inhalt werden geprueft (XRechnung, ZUGFeRD, PDF mit Text, Foto oder Scan).
   • Fuer Fotos und gescannte Belege erfolgt eine automatische Texterkennung.
   • Eine Pflichtangaben-Pruefung nach § 14 / § 14a UStG wird durchgefuehrt.
   • Ein Kontierungsvorschlag (SKR03 oder SKR04) wird erstellt.
   • Der Mandant erhaelt eine Eingangsbestaetigung mit den erkannten Feldern.
   • Sie erhalten optional eine kurze Benachrichtigung an Ihre Konto-E-Mail.

   Der gesamte Vorgang dauert in der Regel wenige Sekunden. Den verarbeiteten Beleg finden Sie unter Rechnungen oder direkt auf der Detailseite des Mandanten.

6. Monat abschliessen

   Am Ende des Monats schliessen Sie den jeweiligen Zeitraum ab. Auf der Mandanten-Detailseite finden Sie die Tabelle Monatsabschluss mit allen Monaten, in denen Belege eingegangen sind. Klicken Sie auf Abschliessen, sobald ein Monat fertig ist. Erst danach ist der Zeitraum gegen versehentliche Aenderungen geschuetzt.

   Anschliessend stehen drei Exporte zur Verfuegung:

   • Vorsteuer-Aufstellung als Druck-PDF und CSV, gegliedert nach UStVA-Kennziffern.
   • DATEV-Format 7.00 EXTF Buchungsstapel zur direkten Uebernahme in DATEV, Lexware Office, sevDesk, Agenda oder STOTAX.
   • Uebergabe-Paket ZIP mit allen Originaldateien plus Manifest und Vorsteuer-Aufstellung.

   Mehr dazu in der Anleitung Monatsabschluss und DATEV-Export.

Was Sie als naechstes lesen koennten

Eine vollstaendige Funktionsuebersicht finden Sie auf der Startseite. Fuer den taeglichen Einsatz empfehlen wir:

• Mandanten anlegen und verwalten: drei Status, Kontaktdaten, Token-Rotation.
• E-Mail-Weiterleitung einrichten: Outlook- und Gmail-Regeln.
• Kontierungsvorschlaege pruefen: wie unser zweistufiges Verfahren arbeitet und wann Sie es ueberstimmen sollten.