Kontierungsvorschlaege pruefen

Zu jedem eingehenden Beleg erzeugt Rechnungs-Kontor automatisch einen Kontierungsvorschlag (SKR03 oder SKR04, je nach Einstellung des Mandanten). Bevor ein Vorschlag in den DATEV-Export einfliesst, muessen Sie ihn bestaetigen oder ueberstimmen. Diese Anleitung erklaert das Verfahren und Ihre Eingriffsmoeglichkeiten.

Unsere rechtliche Haltung

Rechnungs-Kontor erbringt keine Steuerberatung im Sinne des § 33 StBerG. Wir schlagen ein Konto vor; die Entscheidung trifft die Kanzlei.

• Es gibt keine automatische Buchung ohne Ihre Zustimmung.
• Jede Annahme und jede Ueberstimmung wird im Audit-Verlauf festgehalten (mit Nutzer-ID und Zeitstempel, hash-verkettet).
• Sie koennen die Vorschlaege jederzeit aendern, auch nach Annahme, solange die Periode nicht abgeschlossen ist.

Zweistufiges Verfahren: Heuristik plus KI

Pro Beleg laeuft der Vorschlag in zwei Stufen.

Stufe 1: Heuristik

Ein kuratierter Katalog von rund 40 typischen Lieferanten-Mustern (Shell, Telekom, Vodafone, GitHub, DHL, Booking.com, Securitas, Remondis, ...) plus textbasierte Stichwoerter (Tankquittung, Hosting, Uebernachtung) wird gegen den Lieferantennamen und den OCR-Text abgeglichen. Bei einem Treffer wird das passende SKR-Konto direkt vorgeschlagen, mit einer Konfidenz zwischen 0,75 und 0,95.

Stufe 2: KI-Fallback (Mistral)

Wenn die Heuristik keinen spezifischen Treffer findet oder nur schwach trifft, geht der Beleg zusaetzlich an unser KI-Modell (Mistral Small, gehostet in Paris). Das Modell bekommt den vollstaendigen SKR-Katalog als Auswahlliste, die strukturierten Felder des Belegs und bis zu 1200 Zeichen OCR-Text. Es gibt ein Konto, eine Konfidenz und eine kurze Begruendung zurueck.

Sicherheitsnetze:

• Das Modell darf nur Konten aus dem Katalog vorschlagen. Halluzinierte Nummern werden verworfen.
• Falls das Modell den Standard Wareneingang 19 % Vorsteuer waehlt, wird der Vorschlag verworfen und der Beleg bleibt im Status "kein spezifischer Vorschlag". Das verhindert, dass Service-Rechnungen falsch im Wareneingang landen.
• Die Konfidenz ist hart auf maximal 0,85 begrenzt, damit ein ueberzeugtes Modell nie ueber einer starken Heuristik liegt.

In der Belege-Uebersicht auf einen Blick

Die Seite Rechnungen hilft beim Triage: welche Belege sind erledigt, welche brauchen noch Aufmerksamkeit.

Am oberen Rand stehen drei Kennzahlen:

• Treffer: Anzahl der Belege im aktuellen Filter.
• Mit Erkennungsfehler: Belege, deren Format wir nicht zuverlaessig auslesen konnten. Rot eingefaerbt, sobald die Zahl groesser als Null ist.
• Ohne Konto: Belege ohne bestaetigten Kontierungsvorschlag, Erkennungsfehler ausgenommen. Bernsteinfarben, sobald die Zahl groesser als Null ist.

Jede Karte ist anklickbar und filtert die Liste sofort auf diese Auswahl. Die Zahlen aendern sich beim Filtern nicht, sodass Sie beim Durchklicken der Karten den Ueberblick behalten. Mit einem Klick auf die aktive Karte oder ueber das Status-Auswahlfeld unter den Karten heben Sie den Filter wieder auf.

In der Tabelle zeigt die Spalte Konto pro Beleg den aktuellen Stand der Kontierung an:

• Gruene Pille mit Kontonummer: bestaetigt.
• Bernsteinfarbene Pille (Vorschlag 5400 oder KI 5400): es liegt ein Vorschlag aus Heuristik bzw. KI vor, der noch bestaetigt werden muss.
• Rote Pille Erkennung fehlgeschlagen: vor der Kontierung muss zuerst die Erkennung geklaert werden.
• Graue Pille offen: es existiert noch kein spezifischer Vorschlag.

So koennen Sie ohne Klick in den einzelnen Beleg sehen, wo Sie eingreifen muessen. Die Detailansicht eines Belegs erreichen Sie durch Klick auf die Rechnungsnummer.

Status pro Beleg

Auf der Beleg-Detailseite (/app/invoices/<id>) finden Sie eine Kontierungs-Karte mit einem der folgenden Status:

• Akzeptiert (gruen): Sie haben den Vorschlag bereits bestaetigt oder ein anderes Konto manuell gewaehlt. Der DATEV-Export verwendet dieses Konto.
• Vorschlag offen (gelb): das System hat einen Vorschlag, Sie haben aber noch nicht bestaetigt. Im DATEV-Export laeuft der Beleg solange auf den Standard (Wareneingang). Eine violette Markierung mit Aufschrift KI-Vorschlag kennzeichnet zusaetzlich Vorschlaege aus dem KI-Fallback.
• Kein spezifischer Vorschlag (grau): weder Heuristik noch KI haben einen besseren Vorschlag gefunden. Der Beleg landet im DATEV-Export auf dem Standard-Wareneingangskonto. Sie sollten manuell ein passenderes Konto setzen.
• In Vorbereitung: der Vorschlag wird gerade erzeugt. Das passiert hintergrundnah und dauert in der Regel weniger als zehn Sekunden.

Vorschlag annehmen oder ueberstimmen

In der Kontierungs-Karte stehen zwei Schaltflaechen:

• Annehmen: bestaetigt den Vorschlag wie er ist.
• Anders kontieren: oeffnet eine Dropdown-Liste mit allen Konten der gewaehlten SKR-Variante. Waehlen Sie das Konto und klicken Sie Speichern.

Beide Aktionen werden im Audit-Verlauf gespeichert. Falls der Mandant einen Kontierungsvorschlag bereits angenommen hat und Sie ihn aendern moechten, klicken Sie auf Aendern. Solange die Periode nicht abgeschlossen ist, sind Aenderungen jederzeit moeglich.

Bulk-Annahme pro Periode

Auf der Vorsteuer-Aufstellungs-Seite eines Monats erscheint ein gelbes Banner mit den Zaehlern:

• N kontiert: bereits bestaetigt.
• X mit Heuristik-Vorschlag: Vorschlag der Stufe 1, noch nicht bestaetigt.
• Y mit KI-Vorschlag: Vorschlag der Stufe 2, noch nicht bestaetigt.
• Z manuell zu kontieren: weder Heuristik noch KI haben einen spezifischen Vorschlag.

Mit Klick auf Alle N Vorschlaege annehmen werden alle offenen Vorschlaege gemeinsam bestaetigt. Belege im Status kein spezifischer Vorschlag sind bewusst ausgenommen, weil das Mass-Annehmen von Wareneingang-Defaults die Genauigkeit des Stapels gefaehrden wuerde.

Wenn die Vorschlaege oft falsch sind

Schreiben Sie uns. Wir analysieren periodisch die Override-Muster (welcher Lieferant landet wiederholt auf welchem Konto, obwohl wir etwas anderes vorschlagen) und erweitern den Heuristik-Katalog entsprechend. Mit jedem zusaetzlichen Eintrag wird das System fuer alle Kanzleien praeziser, ohne dass wir Ihre konkreten Beleginhalte teilen.

Bis dahin gilt: Sie haben jederzeit das letzte Wort, und das System lernt aus jeder bewussten Ueberstimmung.