Haeufige Fragen

Antworten auf die haeufigsten Fragen, die wir bekommen. Wenn Ihre Frage hier nicht steht, schreiben Sie uns an kontakt@rechnungs-kontor.de. Wir aktualisieren diese Seite aktiv nach Rueckmeldungen.

Was kostet Rechnungs-Kontor?

49 EUR pro Monat netto Grundpauschale pro Kanzlei plus 9 EUR pro Monat netto pro aktivem Mandanten. Die deutsche Umsatzsteuer von 19 % kommt hinzu. Brutto entspricht das also 58,31 EUR Kanzlei-Pauschale plus 10,71 EUR pro Mandant.

Archivierte Mandanten werden nicht berechnet, ihre Daten bleiben fuer die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren erhalten. Deaktivierte Mandanten werden weiterhin berechnet (siehe Mandanten anlegen und verwalten).

Vertragsbindung: monatlich. Keine Mindestlaufzeit, keine Einrichtungsgebuehr. Eine Jahreszahlung ist derzeit nicht verfuegbar und wird auf Kundenwunsch ergaenzt.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja, 60 Tage. In der Testphase koennen Sie bis zu 5 Mandanten, bis zu 200 Belege und bis zu 3 Teammitglieder anlegen. Damit laesst sich der vollstaendige Arbeitsablauf inklusive mindestens eines vollstaendigen Monatsabschlusses und DATEV-Exports ueberpruefen.

Wenn Sie nicht abonnieren, koennen Sie Ihre Daten innerhalb der Testphase ueber das ZIP-Uebergabe-Paket auf jedem Mandanten herunterladen.

Wie lange werden Belege aufbewahrt?

Zehn Jahre, wie gesetzlich vorgeschrieben. Grundlagen:

• § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO (allgemeine Aufbewahrungsfristen)
• § 14b Abs. 1 UStG (umsatzsteuerliche Aufbewahrung von Rechnungen)
• § 257 Abs. 4 HGB (handelsrechtliche Aufbewahrung)

Wir speichern die Originaldateien content-adressiert nach SHA-256, sodass jede nachtraegliche Veraenderung sofort auffallen wuerde. Zusaetzlich fuehren wir einen hash-verketteten Audit-Verlauf (siehe Verfahrensdokumentation).

Ist Rechnungs-Kontor GoBD-konform?

Ja. Die GoBD (Grundsaetze zur ordnungsgemaessen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, 2. Aenderung 14.07.2025) ist umgesetzt durch:

• Software-seitige Unveraenderlichkeit der Belege (GoBD Rn. 58-60).
• Hash-verketteter Audit-Verlauf, der nachtraegliche Aenderungen erkennen wuerde.
• Vollstaendige Verfahrensdokumentation (gesetzlich gefordert per GoBD Rn. 151-155).
• Periode-Lock auf Datenbank-Ebene (siehe Monatsabschluss und DATEV-Export).

Die anerkannte Pruefer-Bestaetigung dafuer ist die IDW PS 880 Softwarebescheinigung, ausgestellt von IDW-gelisteten Wirtschaftspruefern (WTS, KPMG, BDO). Beauftragung in Vorbereitung, voraussichtlich nach der Markteinfuehrung.

Hinweis: "GoBD-Zertifikat" als formeller Begriff existiert nicht; es gibt nur die IDW PS 880-Softwarebescheinigung. WORM-Hardware ist nach GoBD Rn. 58-60 ausdruecklich nicht vorgeschrieben.

Wie nehme ich meine DSGVO-Rechte wahr?

Datenexport (Art. 15 / Art. 20) und Konto schliessen (Art. 17) sind in den Einstellungen unter Datenschutz direkt verfuegbar. Eine ausfuehrliche Anleitung mit allen Details finden Sie unter DSGVO-Rechte und Datenschutz. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28) finden Sie als druckbares Dokument unter /avv.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle Kundendaten liegen in Deutschland:

• Datenbank: Postgres bei Hetzner Online GmbH, Nuernberg, Bayern. Verschluesselt im Ruhezustand (LUKS2 mit AES-XTS-512 auf dedizierter Hetzner-Cloud-Volume). Keine oeffentliche Erreichbarkeit; Zugriff nur ueber verschluesselten Cloudflare-Tunnel.
• Belegdateien: Hetzner Object Storage, Nuernberg. Server-seitig verschluesselt durch Hetzner; ergaenzende kundenseitige Verschluesselung wird zum Produktionsstart aktiviert.
• Sicherungen: taeglich verschluesselt (GnuPG AES-256) in einen separaten Bucket; woechentlich automatisierter Wiederherstellungstest mit Audit-Log-Hash-Kettenverifikation.
• Audit-Log-Integritaet: taeglicher externer Zeitanker via OpenTimestamps mit Verankerung in der Bitcoin-Blockchain. Sämtliche Anker mit Quittung und Anleitung zur Selbstueberpruefung oeffentlich abrufbar unter /integrity.
• Edge-Auslieferung: Cloudflare (Pages, Functions). Hier liegen keine dauerhaften Kundendaten.

Auftragsverarbeiter mit Datenzugriff:

• Mailgun (Belgien): Empfang eingehender E-Mails von Mandanten.
• Resend (Irland): Versand ausgehender E-Mails.
• Mistral AI (Frankreich): OCR fuer Fotos und gescannte Belege; Kontierungs-KI-Fallback.
• Stripe (Irland): Zahlungsabwicklung.

Die vollstaendige Liste mit Auftragsverarbeitungs-Vertraegen finden Sie in unserer Datenschutzerklaerung.

Funktioniert das mit DATEV?

Ja. Rechnungs-Kontor erzeugt das DATEV-Format 7.00 (EXTF Buchungsstapel), das DATEV ohne Anpassung importiert. Das gleiche Format wird auch von Lexware Office, sevDesk, Agenda, STOTAX und ADDISON akzeptiert. Sie aendern an Ihrer vorhandenen Kanzleisoftware nichts.

Mehr in der Anleitung Monatsabschluss und DATEV-Export.

Welche DATEV-Pflichtangaben muss ich hinterlegen?

Zwei DATEV-Nummern sind Pflicht, damit der Export beim Import von DATEV als strukturell gueltig akzeptiert wird:

• DATEV-Beraternummer (Kanzlei-weit, einmalig): unter Einstellungen → DATEV-Konfiguration. Bereich 1001 bis 9 999 999. Steht auf Ihrer DATEV-Vertragsunterlage oder im DATEV-Mitgliederportal.
• DATEV-Mandantennummer (pro Mandant): wird bei der Anlage als Pflichtfeld erfasst. Bereich 1 bis 99 999. Eindeutig pro Berater.

Ohne Beraternummer koennen Sie keinen Mandanten anlegen; das System weist die Anlage mit einem Hinweis ab. Bestehende Mandanten ohne Mandantennummer (vor dem 22.05.2026 angelegt) zeigen auf der Detailseite einen Warn-Hinweis und sollten vor dem naechsten Export ergaenzt werden. Mehr unter Mandanten anlegen und verwalten.

Was, wenn mein Mandant bereits eine eigene Buchhaltungs- oder AP-Software nutzt?

Das kommt vor und ist kein Problem. Rechnungs-Kontor und solche Tools koexistieren sauber, weil sie unterschiedliche Aufgaben lösen:

• AP-Tools (Accounts Payable) wie Candis, GetMyInvoices, sevDesk Belegerfassung richten sich an das Unternehmen selbst: Mitarbeiter, Genehmigungs- prozesse, Vertragsverwaltung, Reisekostenabrechnung. Voraussetzung ist, dass der Mandant eine eigene Finance-Ops-Routine pflegt.
• Rechnungs-Kontor richtet sich an Sie als Steuerberater, dessen Mandanten keine eigene AP-Routine wollen oder brauchen. Der typische Freiberufler, Handwerker oder Kleinunternehmer leitet Rechnungen einfach an eine E-Mail-Adresse weiter. Mehr Workflow möchte er nicht.

Konkret: wenn ein Mandant bereits ein AP-Tool nutzt, lassen Sie ihn dort weiterarbeiten — die meisten dieser Tools liefern einen DATEV-Format-Export, den Sie wie gewohnt in Ihre Kanzlei- software importieren. Rechnungs-Kontor kümmert sich um die anderen Mandanten (typischerweise 80 - 90 % der Mandantenliste bei Kanzleien, die Kleinunternehmer, Freiberufler, Handwerker oder Kleinst-GmbHs betreuen).

Sie zahlen bei uns auch nur für die Mandanten, die wir tatsächlich abdecken: 9 EUR pro aktivem Mandant. Wer schon mit einem AP-Tool arbeitet, taucht in Ihrer Mandantenliste hier gar nicht erst auf.

Ersetzt Rechnungs-Kontor DATEV oder Lexware?

Nein. Rechnungs-Kontor ergaenzt Ihre vorhandene Kanzleisoftware, indem es den Belegeingang automatisiert und einen importfaehigen Buchungsstapel erzeugt. Die eigentliche Buchung auf Konten (SKR03/SKR04), Bilanzerstellung, ELSTER-Uebermittlung und Lohnbuchhaltung bleiben in DATEV oder Lexware.

Wir konkurrieren nicht mit Ihrer Kanzleisoftware, sondern mit DATEV Unternehmen online (das die Mandanten an Bord holen soll, aber bekanntermassen umstaendlich ist) und mit manueller Beleg-Sortierung.

Was passiert, wenn ich zu einer anderen Software wechseln will?

Sie behalten den Zugriff auf alle Belege und Exporte bis zum Ende des Abrechnungszeitraums. Innerhalb dieser Zeit koennen Sie pro Mandant und pro Monat das ZIP-Uebergabe-Paket herunterladen. Es enthaelt die Originaldateien plus DATEV-Format-CSV plus Manifest mit Pruefsummen.

Sie sind also nie an Rechnungs-Kontor gebunden. Wir glauben, dass diese Freiheit ein Grund ist, bei uns zu bleiben.

Was passiert mit meinen Daten, wenn Rechnungs-Kontor das Geschaeft aufgibt?

Eine berechtigte Frage. Die Antwort hat vier Bestandteile:

1. Datenstandort. Alle produktiv genutzten Daten liegen ausschliesslich in Deutschland bei Hetzner Online GmbH in Nuernberg. Eine Verlagerung in die USA oder in einen Drittstaat findet zu keinem Zeitpunkt statt.
2. Offene Formate. Sie koennen jederzeit einen vollstaendigen Datenexport ausloesen (Konto und Datenschutz in den Einstellungen). Der Export liefert Originaldateien der Belege (PDF, XML, Bilder), DATEV-Format 7.00 EXTF Buchungsstapel je Periode, Vorsteuer-Aufstellungen sowie das vollstaendige Sicherheits-Protokoll. Saemtliche Formate sind hersteller-unabhaengig.
3. 90 Tage Vorankuendigung. Bei einer planmaessigen Geschaeftsaufgabe informieren wir Sie mindestens 90 Tage vor Abschaltung des Dienstes. Bei einer Insolvenz unverzueglich nach Kenntnis. Das ist in Abschnitt 13 des AVV ausdruecklich geregelt.
4. Unabhaengig pruefbarer Audit-Log. Die Hash-Kette des Audit-Logs ist taeglich in der Bitcoin-Blockchain verankert. Diese Verankerung bleibt auch nach unserer Geschaeftsaufgabe pruefbar, durch jeden unabhaengigen Bitcoin-Knoten oder Block-Explorer. Die zugehoerigen OpenTimestamps-Quittungen sind Bestandteil jedes ZIP-Uebergabe-Paketes. Siehe /integrity.

Mit anderen Worten: Sie sind zu keinem Zeitpunkt von Rechnungs-Kontor abhaengig, um Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO, § 14b UStG und § 257 HGB einzuhalten.

Reichen Sie meine Umsatzsteuer-Voranmeldung ein?

Nein. ELSTER-Uebermittlungen erfolgen ueber Ihre vorhandene Kanzleisoftware mit Ihrem Organisationszertifikat und der Vollmachtsdatenbank Ihrer Kammer. Wir liefern den Buchungsstapel; das Einreichen bleibt bei Ihnen.

Bucht Ihre KI automatisch?

Nein. Wir schlagen ein Konto vor; die Entscheidung trifft die Kanzlei. Keine Buchung erfolgt ohne Ihre ausdrueckliche Bestaetigung (Annehmen oder Anders kontieren). Das ist bewusst so gestaltet, weil § 33 StBerG die Verantwortung fuer steuerliche Entscheidungen bei qualifizierten Steuerberatern belaesst.

Mehr dazu in der Anleitung Kontierungsvorschlaege pruefen.

Ein Kollege ist schon angemeldet. Was passiert, wenn ich mich auch anmelde?

Versucht eine zweite Person mit derselben E-Mail-Domain (z. B. kollege@kanzlei-mueller.de, nachdem inhaberin@kanzlei-mueller.de bereits registriert ist), blockiert die Registrierung mit einem freundlichen Hinweis und nennt den Namen der bestehenden Kanzlei. Keine E-Mail-Adressen werden offengelegt.

Sie haben dann zwei Wege:

• Empfohlen: lassen Sie sich von einer Inhaberin der bestehenden Kanzlei einladen (siehe Team einladen und Berechtigungen). Sie arbeiten dann auf denselben Mandantendaten.
• Ausnahme: legen Sie bewusst ein getrenntes Konto an. Sinnvoll bei Holdingstrukturen mit mehreren Praxis-Einheiten auf derselben Domain. Das getrennte Konto bekommt keinen Testzeitraum und muss sofort abonniert werden, um Belege zu verarbeiten.

Oeffentliche E-Mail-Anbieter (gmail.com, gmx.de, web.de, ...) loesen den Hinweis nicht aus.

Kann ein Mandant Belege fuer mehrere Steuerberater hochladen?

Aktuell nein. Jeder Mandant gehoert zu genau einer Kanzlei. Falls ein Mandant zu zwei Kanzleien gehoert, sollte er den jeweiligen Eingangs-Adressen separat eingerichtet werden.

Kann ich mehrere Kanzleien mit demselben Konto verwalten?

Derzeit nein. Ein Konto gehoert zu genau einer Kanzlei. Wenn Sie eine zweite Kanzlei verwalten, registrieren Sie ein zweites Konto.

Werden Teammitglieder zusaetzlich berechnet?

Nein. Die Grundpauschale gilt pro Kanzlei, nicht pro Nutzer. Sie koennen beliebig viele Inhaber und Mitglieder einladen, die Abrechnung haengt allein an der Anzahl aktiver Mandanten.

Funktioniert das mit jedem E-Mail-Anbieter?

Ja. Die Eingangs-Adresse jedes Mandanten ist eine ganz normale E-Mail-Adresse. Sie kann von Outlook, Gmail, GMX, T-Online, web.de, Apple Mail, ProtonMail und jedem anderen Anbieter angeschrieben werden.

Gibt es eine API?

Noch nicht oeffentlich. Bei konkretem Bedarf sprechen Sie uns an. Eine API zur eingehenden Beleg-Uebergabe (REST POST) und zur ausgehenden Export-Abholung ist technisch vorbereitet, aber bisher nicht freigeschaltet.

Wie erreiche ich den Support?

Per E-Mail an kontakt@rechnungs-kontor.de. Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktages, typischerweise schneller. Eine telefonische Hotline gibt es derzeit nicht; die meisten Fragen lassen sich asynchron praeziser klaeren.

Diese Anleitungen erreichen Sie aus dem Dashboard heraus jederzeit ueber den runden ?-Knopf rechts oben in der Kopfzeile. Die Seiten oeffnen sich in einem eingeblendeten Fenster ueber dem Dashboard. Ein Klick auf den abgedunkelten Bereich daneben (oder die Esc-Taste) schliesst das Fenster wieder, ohne dass Sie Ihre aktuelle Arbeit verlieren.