E-Mail-Weiterleitung einrichten

Die zuverlaessigste Art, Belege zu Rechnungs-Kontor zu schicken, ist die E-Mail-Weiterleitung. Jeder Mandant bekommt eine eigene Eingangs-Adresse der Form mandantenname@mailbox.rechnungs-kontor.de. Alles, was an diese Adresse geht, wird automatisch verarbeitet.

So funktioniert es im Alltag

Es gibt drei Wege, wie der Mandant Belege an seine Eingangs-Adresse schickt:

• Direkte Weiterleitung: der Mandant erhaelt eine Rechnung per Mail und klickt Weiterleiten. Die Anhaenge bleiben dabei erhalten.
• Eigene Mail mit Anhang: der Mandant erstellt eine neue Mail an seine Eingangs-Adresse und haengt eine oder mehrere Dateien an.
• Automatische Weiterleitungsregel: der Mandant richtet in Outlook oder Gmail eine Regel ein, die eingehende Rechnungen ohne Klick weiterleitet. Empfehlung fuer hohes Belegvolumen, siehe unten.

Was wird akzeptiert

Rechnungs-Kontor erkennt automatisch das Format jeder eingehenden Datei. Diese Formate werden verarbeitet:

• XRechnung (UBL- oder CII-XML, EN 16931)
• ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML)
• PDF mit Textebene (Standardausgabe aus Buchhaltungssoftware, Drucken-als-PDF)
• Foto oder Scan (JPEG, PNG, HEIC, gescannte PDFs ohne Textebene)

Fotos und Scans werden durch unsere KI-gestuetzte Texterkennung gelesen, einschliesslich Strichdurchstreichungen, handschriftlicher Korrekturen und ungueltiger Bildqualitaet.

Nicht akzeptiert werden Anhaenge, die offenbar keine Rechnungen sind: Word-Dokumente, Tabellenkalkulationen, ZIP-Archive, ausfuehrbare Dateien. Diese werden mit einer kurzen Erklaerung abgelehnt.

Auch Inline-Bilder in der E-Mail (typischerweise Outlook-Signaturen oder LinkedIn-Logos) werden nicht als Belege verarbeitet, da diese Spam-aehnlich am Anhang haengen.

Outlook: Weiterleitungsregel

Wenn der Mandant fuer eine bestimmte Adresse (z. B. die seines Hauptlieferanten oder der buchhaltungsfaehigen Ausgangsbox) automatisch weiterleiten will:

1. Regel-Assistenten oeffnen

   In Outlook: Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten → Neue Regel. Die Web-Version heisst Einstellungen → E-Mail → Regeln.

2. Bedingung waehlen

   Typische Optionen:

   • Von <Absender>: fuer einen bestimmten Lieferanten.
   • Mit <Wort> im Betreff: z. B. Rechnung oder Invoice.
   • Mit Anlage in Kombination mit Absenderfilter.

3. Aktion: Weiterleiten an

   Tragen Sie die Eingangs-Adresse des Mandanten ein, also mandantenname@mailbox.rechnungs-kontor.de. Verwenden Sie Weiterleiten an, nicht Umleiten: die Weiterleitung erhaelt die Anhaenge unveraendert; das Umleiten ist serverseitig weniger zuverlaessig.

Gmail: Weiterleitungsregel

1. Filter anlegen

   In Gmail klicken Sie auf das Pfeil-Symbol rechts in der Suchleiste, definieren das Suchkriterium (Absender, Betreff, Hat Anhang) und waehlen Filter erstellen.

2. Weiterleitungs-Empfaenger bestaetigen

   Bevor Gmail an eine fremde Domain weiterleitet, muss die Empfaengeradresse einmalig per Bestaetigungs-Mail freigeschaltet werden. Tragen Sie die Eingangs-Adresse des Mandanten unter Einstellungen → Weiterleitung und POP/IMAP → Weiterleitungsadresse hinzufuegen ein. Sie erhalten eine Bestaetigungs-Mail an die Adresse, die wir Ihnen unmittelbar in Ihrem Posteingang als Eingangsbestaetigung anzeigen.

   Praxistipp Die Bestaetigungs-Mail wird mit Subject Gmail Forwarding Confirmation zugestellt und in Rechnungs-Kontor unter Bestaetigungsereignisse auf der Mandanten-Detailseite sichtbar. Geben Sie den dort angezeigten Code in die Gmail-Einstellung ein.

3. Aktion: weiterleiten

   Im Filter-Dialog waehlen Sie Nachricht weiterleiten an und die zuvor bestaetigte Adresse. Wir empfehlen zusaetzlich Auch fuer xx aehnliche Konversationen anwenden, falls bereits passende Mails im Posteingang sind.

Was passiert, wenn die Datei nicht erkannt wird

In seltenen Faellen scheitert die automatische Erkennung: beschaedigtes PDF, sehr unscharfes Foto, Bilder ohne Rechnungsinhalt. In diesen Faellen:

• Die Datei wird trotzdem archiviert. GoBD-Aufbewahrung ist also gewaehrleistet.
• Die Eingangsbestaetigung an den Mandanten weist den Beleg als parse_error mit einer einfachen Erklaerung aus.
• Sie sehen den Beleg in Ihrer Liste mit einem rot eingefaerbten Format-Badge und koennen ihn manuell oeffnen, herunterladen und gegebenenfalls neu hochladen.

Schleifen-Schutz

Rechnungs-Kontor schickt die Eingangsbestaetigung niemals an eine Adresse innerhalb unserer eigenen Mailbox-Domain. Das verhindert Endlos-Schleifen, falls jemand versehentlich eine Eingangs-Adresse als Antwort-Adresse fuer eine andere Eingangs-Adresse konfiguriert.

Auch Mails an die noreply@-Adresse werden im Bestaetigungsversand uebersprungen und im Audit-Verlauf mit dem Vermerk Schleifen-Schutz dokumentiert.

Dubletten

Wenn der gleiche Anhang innerhalb von 60 Sekunden doppelt eintrifft (zweimaliger Klick auf Senden, automatische Mailgun-Wiederholung), wird die zweite Verarbeitung uebersprungen. So bekommt der Mandant exakt eine Eingangsbestaetigung pro inhaltlicher Sendung.