Monatsabschluss und DATEV-Export

Der monatliche Workflow ist das Herzstueck von Rechnungs-Kontor. Am Ende des Monats schliessen Sie pro Mandant die Periode ab, erzeugen die Vorsteuer-Aufstellung und uebergeben den Buchungsstapel an Ihre vorhandene Kanzleisoftware (DATEV, Lexware, sevDesk, Agenda, STOTAX). Diese Anleitung beschreibt den Ablauf.

Periode abschliessen

Auf der Mandanten-Detailseite finden Sie die Tabelle Monatsabschluss. Sie listet jeden Monat, in dem Belege eingegangen sind, mit Netto, USt., Brutto und Belegzahl.

1. Belege durchsehen

   Oeffnen Sie die Vorsteuer-Aufstellung des Monats mit Klick auf Aufstellung. Pruefen Sie, ob alle Belege da sind und ob es Hinweise auf fehlende UStG-Pflichtangaben gibt (rote Badges in der Detailansicht).

2. Kontierungsvorschlaege bestaetigen

   Auf der Aufstellungs-Seite erscheint ein gelbes Banner mit den Kontierungs-Zaehlern (kontiert, Vorschlag, manuell). Wenn Belege mit Vorschlag offen sind, klicken Sie Alle N Vorschlaege annehmen. Mehr dazu in der Anleitung Kontierungsvorschlaege pruefen.

3. Abschliessen

   Klicken Sie in der Monatsabschluss-Tabelle auf Abschliessen. Bestaetigen Sie den Dialog. Der Status der Periode wechselt zu Abgeschlossen.

Sie koennen die Periode jederzeit wieder oeffnen, etwa um einen Beleg nachtraeglich zu korrigieren. Die erneute Oeffnung wird im Audit-Verlauf festgehalten.

Vorsteuer-Aufstellung

Die Vorsteuer-Aufstellung ist die Grundlage Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wir mappen die Belege auf die Standard-ELSTER-Kennziffern:

• Kennziffer 66: Vorsteuer aus inlaendischen Rechnungen.
• Kennziffer 61: Vorsteuer aus innergemeinschaftlichen Erwerben.
• Kennziffer 67: Vorsteuer aus § 13b UStG (Reverse Charge).
• Kennziffer 81: steuerpflichtige Umsaetze 19 % (Netto-Bemessungsgrundlage).
• Kennziffer 86: steuerpflichtige Umsaetze 7 % (Netto-Bemessungsgrundlage).

Die Aufstellung steht in zwei Formaten zur Verfuegung:

• Druck-PDF: A4, Tabellen-Header wiederholen sich auf jeder Seite, geeignet zum Ausdrucken oder Speichern als Mandanten-Begleitschreiben.
• CSV: deutsche Lokalisierung (Semikolon, Komma-Dezimal, UTF-8 mit BOM). Direkt in Excel oder DATEV importierbar.

Belege mit UStG-Pflichtangaben-Warnungen sind in der Aufstellung visuell hervorgehoben mit Statutszitat (zum Beispiel "§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG: Leistungszeitpunkt fehlt").

DATEV-Format 7.00 EXTF Buchungsstapel

Die Standardausgabe fuer den Uebergang in DATEV oder eine kompatible Kanzleisoftware. Dateiname: EXTF_Buchungsstapel_<Mandant>_<YYYY-MM>.csv.

Technische Eckdaten:

• Encoding: Windows-1252 (cp1252)
• Trennzeichen: Semikolon
• Text-Qualifizierer: doppelte Anfuehrungszeichen (alle String-Felder)
• Dezimaltrennzeichen: Komma
• Zeilenende: CRLF
• Zeile 1: 31-Felder-Metadaten-Header (Versionsnummer 700, Formatversion 13)
• Zeile 2: 125 Spaltenkoepfe gemaess DATEV-Format-Spezifikation
• Zeile 3 ff.: Buchungszeilen mit jeweils 125 Feldern

Validiert gegen das offizielle DATEV-Format Pruefprogramm (Version 2.2.3.0): Header, Spaltenkoepfe und Datensaetze werden ohne Fehler eingelesen.

Was wir pro Buchungszeile ausfuellen

Pflichtfelder wie Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto setzen wir bei jeder Buchung. Daneben fuellen wir so viele optionale Felder, wie sich aus dem Beleg auslesen lassen, damit der Import in DATEV moeglichst wenig Nacharbeit verursacht:

• Belegdatum, Belegfeld 1, Belegfeld 2, Leistungsdatum: aus Rechnungs- und Leistungsdatum
• Faelligkeit: bei erkanntem Zahlungsziel; aktiviert das DATEV-Mahnwesen/OPOS
• Steuersatz: bei erkanntem USt-Satz
• Auftragsnummer: bei einer im Beleg vermerkten Bestell-/Auftrags-Nr.
• EU-Land u. USt-IdNr.: bei nicht-deutscher Lieferanten-USt-IdNr (fuer §13b/IG-Erwerb)
• Beleginfo: DE-Lieferanten-USt-IdNr und Skonto-Bedingungen als Klartext
• Buchungstext: Lieferantenname und Rechnungsnummer, bei Sonderfaellen mit dem Hinweis [pruefen]
• Beleglink: direkter Link zurueck zum Original im Archiv
• KOST1 / KOST2: aus der pro Mandant in Rechnungs-Kontor hinterlegten Standardvorgabe (optional)

Felder, die wir nicht zuverlaessig aus dem Beleg extrahieren koennen (z. B. Anzahlungen, BU-49-Splits, Zusatzinformationen), bleiben leer. Erfunden wird nichts: leer bedeutet leer. Reverse-Charge-, innergemeinschaftliche- und Kleinbetragsfaelle erhalten den passenden BU-Schluessel plus einen Hinweis im Buchungstext, sodass Ihre interne Pruefung kein Detail uebersieht.

Import in DATEV, Lexware Office, sevDesk, Agenda

Der gleiche EXTF-Buchungsstapel funktioniert in allen gaengigen deutschen Kanzleisoftware-Produkten, weil sie alle dasselbe DATEV-Format unterstuetzen.

• DATEV Mittelstand Faktura / DATEV Rechnungswesen: Bestand → Stapelverarbeitung → DATEV-Format-Import. Die Datei wird ueber den Dateinamen automatisch als Buchungsstapel erkannt.
• Lexware Office: Buchhaltung → Importieren → DATEV-Format.
• sevDesk: Mehr → Importieren → DATEV ASCII Format.
• Agenda: FIBU → Datenimport → DATEV-Stapel.
• STOTAX: FIBU → Buchungsbelege → Import → DATEV-Format.

Falls Ihre Software in dieser Liste fehlt, sucht sie typischerweise unter Import → DATEV oder unter Daten → Format DATEV ASCII.

Uebergabe-Paket (ZIP)

Der dritte Export bundelt alles, was Sie fuer die Periode brauchen, in einem einzigen ZIP-Archiv:

• DATEV-Format 7.00 EXTF-Datei (s. o.)
• Vorsteuer-Aufstellung als druckfaehiges HTML
• Ordner Originale/ mit jeder Originaldatei (XML, PDF, JPG, PNG)
• manifest.txt mit SHA-256-Pruefsumme jeder Datei. Bei einem GoBD-Audit liefert das die Beweisfuehrung, dass nichts veraendert wurde.
• README.txt auf Deutsch mit kurzer Erklaerung der Paket-Inhalte.

Diese ZIP ist ideal als Begleitarchiv zur ELSTER-Voranmeldung oder als Mandanten-Uebergabe in Fall einer Pruefung.

Sammel-CSV ueber alle Mandanten

Der Hauptablauf (Vorsteuer-Aufstellung, DATEV-Format, ZIP) laeuft pro Mandant, weil Konten, Steuerschluessel und Buchungsstapel pro Mandant unterschiedlich sind. Wenn Sie stattdessen eine einzige CSV-Datei mit allen Rechnungen aller Mandanten eines Monats brauchen, hilft die Seite Export.

Die Seite zeigt links das Auswahlfeld fuer Monat und optional einen einzelnen Mandanten und rechts eine Vorschau mit Belegzahl, Brutto- und Vorsteuer-Summe sowie der Verteilung der Belege auf die Mandanten. So wissen Sie genau, was Sie herunterladen, bevor Sie auf CSV jetzt herunterladen klicken. Wenn fuer einzelne Mandanten der Monatsabschluss noch fehlt, weist die Vorschau darauf hin.

Dieser Export ist kein Ersatz fuer das DATEV-Format und das ZIP-Uebergabe-Paket der einzelnen Mandanten-Periode; er ist eine zusaetzliche Auswertungs-Option, die fuer interne Analysen oder kanzleiweite Stichproben nuetzlich ist.

Spaete Eingaenge nach Abschluss

Spaeteingaenge sind in der Praxis Normalitaet: ein Mandant schickt im Juli eine April-Rechnung nach. Rechnungs-Kontor nimmt diese Belege weiter an, kennzeichnet sie aber im Audit-Verlauf als spaeter Eingang. So sehen Sie sofort, dass Sie diesen Beleg im naechsten regulaeren Monat noch beruecksichtigen muessen, ohne den Abschluss des Vormonats wieder aufzubrechen.