Anleitungen

Mandanten anlegen und verwalten

Drei Status, Kontaktdaten, persoenlicher Hochladen-Link.

Jeder Mandant in Rechnungs-Kontor erhaelt eine eigene E-Mail-Adresse und einen eigenen Hochladen-Link. Dieser Beitrag erklaert das Anlegen, die drei moeglichen Status und die taeglichen Verwaltungs-Aktionen.

Die Mandanten-Uebersicht im Blick

Die Seite Mandanten zeigt am oberen Rand drei Kennzahlen ueber alle nicht-archivierten Mandanten hinweg:

Aktive Mandanten: aktuell rechnerisch aktive Mandanten in dieser Kanzlei.
Belege gesamt: die kumulative Belegzahl ueber alle Mandanten. Klickbar mit Weiterleitung in die Rechnungsliste.
Ohne Konto: Belege mit unbestaetigtem Kontierungsvorschlag (parse-Fehler ausgenommen). Klickbar mit vorgefiltertem Status auf Ohne Konto.

Darunter folgt die Tabelle Ihre Mandanten mit Mandantenname, Belegzahl, Kontierungsstand pro Mandant, Datum der letzten eingegangenen Rechnung und dem aktuellen Status (aktiv / deaktiviert). Ein Klick auf den Namen oeffnet die Detailseite des Mandanten.

Wo ist die Eingangs-Adresse? Wir zeigen die Eingangs-Adresse und den Hochladen-Link auf der jeweiligen Mandanten-Detailseite an, mit Kopieren-Schaltflaechen. In der Uebersicht selbst taucht sie absichtlich nicht auf: in einer Tabellenzelle laesst sie sich nur schwer praktisch verwenden.

Neuen Mandanten anlegen

Unter Mandanten → Neuen Mandanten anlegen legen Sie einen neuen Mandanten an. Pflichtfelder:

Mandantenname: wie der Mandant in Ihrer Buchhaltung gefuehrt wird.
Kontakt-E-Mail: Empfaengeradresse fuer Eingangsbestaetigungen, wenn der Mandant ueber den Hochladen-Link einreicht.
Ansprechperson: wird in der Anrede der Bestaetigungsmails verwendet (z. B. Frau Mueller).

Optional: Telefonnummer.

Nach dem Speichern erzeugt das System automatisch:

Eine eindeutige Eingangs-E-Mail-Adresse in der Form mandantenname@mailbox.rechnungs-kontor.de.
Einen persoenlichen Hochladen-Link mit kryptografisch sicherem Token.

Die drei Status

Ein Mandant befindet sich immer in einem der drei folgenden Status. Sie koennen jederzeit zwischen den ersten beiden wechseln. Der dritte ist mit einer Sperrfrist verbunden (siehe Archivierte Mandanten).

Aktiv

Der Mandant kann Belege per E-Mail und Hochladen-Link einsenden. Sie erhalten alle eingehenden Belege in der Liste, der Mandant erhaelt automatische Eingangsbestaetigungen, der Mandant wird regulaer abgerechnet.

Inaktiv (deaktiviert)

Der Belegfluss ist gestoppt. Eingehende E-Mails werden hoeflich an den Absender zurueckgeschickt ("bitte wenden Sie sich an Ihre Kanzlei"). Der Hochladen-Link zeigt eine Hinweisseite. Der Mandant bleibt jedoch in Ihrer Hauptliste sichtbar, alle Daten bleiben editierbar, und die monatliche Pauschale wird weiterhin berechnet.

Wann sinnvoll Kurze, geplante Pausen, in denen Sie keine eingehenden Belege moechten: Urlaub des Mandanten, laufender Monatsabschluss, vorsorgliche Sperre bei einem laufenden Klaerungsprozess. Reversibel innerhalb von Sekunden, ohne Sperrfrist.

Wichtig Die monatliche Pauschale (9 EUR netto pro Mandant) laeuft waehrend der Deaktivierung weiter. Wenn Sie die Berechnung stoppen moechten, verwenden Sie stattdessen Archivieren.

Archiviert

Der Mandant wird aus der Hauptliste ausgeblendet, eingehende Belege werden wie bei einer unbekannten Adresse abgewiesen, und die Berechnung endet. Bestehende Belege bleiben fuer die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vollstaendig zugaenglich. Eine Reaktivierung ist erst nach 31 Tagen wieder moeglich.

Details und die Hintergruende der Sperrfrist beschreibt die Anleitung Archivierte Mandanten.

Statuswechsel

Den Status wechseln Sie ueber Buttons in der oberen Zeile der Mandanten-Detailseite. Vor jeder Aenderung erscheint ein Bestaetigungs-Dialog mit einer Zusammenfassung der Auswirkungen. Die Aktion Aktivieren aus dem Status Inaktiv ist die Ausnahme: sie laeuft direkt durch, weil das Wiederaufnehmen des Belegflusses keine unbeabsichtigten Folgen hat.

Kontaktdaten aendern

Auf der Mandanten-Detailseite finden Sie die Karte Mandanten-Kontakt mit den Feldern Kontakt-E-Mail, Ansprechperson und Telefon. Aenderungen werden sofort uebernommen. Die Kontakt-E-Mail darf nicht entfernt werden, sobald sie einmal gesetzt war: andernfalls koennten Eingangsbestaetigungen ins Leere laufen.

DATEV-Konfiguration: Berater- und Mandantennummer

Der DATEV-Format-Export benoetigt zwei DATEV-spezifische Nummern, ohne die das DATEV-Pruefprogramm den Buchungsstapel beim Import als strukturell unvollstaendig ablehnt (Meldungen "Das Mussfeld 'Beraternummer' hat keinen Inhalt" und "Das Mussfeld 'Mandantennummer' hat keinen Inhalt"):

DATEV-Beraternummer (Kanzlei-weit, einmalig)

Die DATEV-Beraternummer gilt fuer die gesamte Kanzlei und wird einmalig hinterlegt unter Einstellungen → DATEV-Konfiguration. Bereich 1001 bis 9 999 999. Sie identifiziert die Kanzlei im Header jedes Exports (Feld 11). Sie finden Ihre Nummer auf der DATEV-Vertragsunterlage oder ueber das DATEV-Mitgliederportal.

Pflicht vor dem ersten Mandanten. Ohne hinterlegte Beraternummer weist das System die Anlage eines neuen Mandanten ab und leitet Sie zur Einstellungsseite. Mit gesetzter Nummer ist die Karte als erledigt markiert; eine Aenderung ist jederzeit moeglich (z. B. nach Wechsel der DATEV-Mitgliedsstelle).

DATEV-Mandantennummer (pro Mandant)

Die DATEV-Mandantennummer (1 bis 99 999) ist bei jeder Mandantenanlage Pflichtfeld und laesst sich nachtraeglich aendern, aber nicht leeren. Sie laeuft im Header jedes Exports als Feld 12 (Mandant) und macht den Buchungsstapel im DATEV-Import seiner Mandantenakte zuordenbar. Die Nummer ist innerhalb Ihrer Beraternummer eindeutig.

Aenderung statt Loeschung. Eine einmal gesetzte Mandantennummer laesst sich auf einen anderen gueltigen Wert umstellen, aber nicht zurueck auf "leer": ein leeres Feld wuerde spaetere Exporte still brechen. Wenn ein Mandant nicht mehr betreut wird, archivieren Sie ihn ueber den Knopf Archivieren.

Kostenstellen-Vorgaben (KOST1, KOST2, optional)

Direkt neben der Mandantennummer auf der Detailseite stehen zwei optionale Felder:

KOST1 Standard: Kostenstelle, die auf jeder Buchungszeile in Spalte 37 ausgegeben wird. Praktisch fuer Mandanten mit einer einzelnen Kostenstelle (z. B. eine einzige Filiale, ein einziges Projekt).
KOST2 Standard: Kostentraeger, Spalte 38.

Beide bleiben leer, wenn nicht hinterlegt; Sie koennen Kostenstellen alternativ nach dem Import in DATEV vergeben.

Legacy: Mandanten ohne Mandantennummer

Mandanten, die vor dem Mai 2026 angelegt wurden, koennen noch eine leere Mandantennummer haben. Auf der Detailseite erscheint dafuer ein deutlich sichtbarer Warn-Hinweis. Bitte tragen Sie die Nummer nach, bevor Sie fuer den Mandanten den DATEV-Format-Export erzeugen.

Beleg verwerfen (Soft-Delete)

Wenn ein Mandant aus Versehen eine doppelte Rechnung weiterleitet, eine Testdatei einreicht oder ein Beleg sich als nicht buchungsfaehig herausstellt, koennen Sie ihn auf der Detailseite ueber Beleg verwerfen markieren. Eine kurze Begruendung ist Pflicht.

Verworfene Belege verschwinden aus:

der Belege-Liste (mit Schalter Verworfene einblenden wieder einblendbar)
der Vorsteuer-Aufstellung
dem DATEV-Format- und CSV-Export
den KPI-Zaehlern auf Dashboard und Mandanten-Uebersicht

Die Originaldatei und der vollstaendige Audit-Verlauf bleiben zwingend erhalten (GoBD-/ §147 AO-Aufbewahrungsfrist). Innerhalb eines offenen Buchungszeitraums koennen Sie das Verwerfen ueber Wiederherstellen rueckgaengig machen. Sobald der Monatsabschluss geschlossen ist, muss er zuerst wieder geoeffnet werden, bevor Sie etwas am Beleg aendern.

Kein echtes Loeschen Auch wenn die Schaltflaeche umgangssprachlich "Verwerfen" heisst: das Beleg-Original wird nicht geloescht. Es ist nur aus den Exporten und Listen ausgeblendet. So bleibt die revisionssichere Aufbewahrung nach GoBD unberuehrt.

Neuen Hochladen-Link erzeugen

Falls der Hochladen-Link versehentlich an einen falschen Empfaenger gegeben wurde oder kompromittiert sein koennte, koennen Sie ihn erneuern. Klicken Sie auf Neuen Hochladen-Link erzeugen. Der alte Link ist danach unbrauchbar und muss neu an Ihren Mandanten weitergegeben werden.

Unwiderruflich Die Rotation ist nicht rueckgaengig zu machen. Stellen Sie sicher, dass Sie den neuen Link bereitstellen koennen, bevor Sie den alten unbrauchbar machen.

Benachrichtigungen pro Mandant

Auf der Mandanten-Detailseite finden Sie zwei unabhaengige Schalter:

An den Mandanten: legt fest, ob der Mandant eine Eingangsbestaetigung erhaelt, sobald Belege erfolgreich verarbeitet wurden.
An Sie als Steuerberater: legt fest, ob Sie eine Benachrichtigung an Ihre Konto-E-Mail erhalten, sobald neue Belege eintreffen. Mit Direkt-Link zur Mandantenuebersicht.

Beide Schalter sind unabhaengig voneinander und betreffen nur diesen einen Mandanten. Globale Einstellungen lassen sich zusaetzlich ueber die Abmeldelinks in den jeweiligen Mails vornehmen.

Wenn der Mandant sich selbst abgemeldet hat

Jede ausgehende Bestaetigungsmail enthaelt einen Abmeldelink und unterstuetzt die Ein-Klick-Abmeldung (RFC 8058), die Gmail, Outlook und Apple Mail nativ als Abmelden-Knopf anbieten. Wenn der Mandant sich darueber abgemeldet hat, sehen Sie das auf der Mandanten-Detailseite als rotes Banner unter der Benachrichtigungs-Karte.

Falls der Mandant Sie telefonisch bittet, die Abmeldung aufzuheben, koennen Sie das ueber die Schaltflaeche Abmeldung aufheben direkt erledigen. Ein Bestaetigungs-Dialog weist darauf hin, dass Sie die ausdrueckliche Zustimmung des Empfaengers haben muessen.

Wieviele Mandanten kann ich anlegen?

Im Testzeitraum (60 Tage) sind bis zu 5 Mandanten moeglich. Mit einem aktiven Abonnement entfaellt die Begrenzung. Archivierte Mandanten zaehlen nicht zur Obergrenze.

Zuletzt aktualisiert: 2026-05-22

Etwas fehlt oder ist unklar? Schreiben Sie uns kurz. Wir ergaenzen die Anleitungen aktiv nach Rueckmeldungen.