Belege ansehen und ergaenzen

Auf der Detailseite eines Belegs unter Rechnungen → ein Beleg koennen Sie den Originalbeleg direkt im Browser ansehen und bei Bedarf einzelne Felder manuell korrigieren. Beide Funktionen sind als Ergaenzung gedacht: die automatische Erkennung deckt den Grossteil ab, die manuellen Werkzeuge schliessen die Luecken, die bei OCR oder strukturierten Formaten gelegentlich entstehen.

Beleg im Browser ansehen

Auf jeder Beleg-Detailseite finden Sie oben rechts den Knopf Im Browser ansehen. Klicken oeffnet eine zentrierte Vorschau mit unscharfem Hintergrund. Schliessen geht ueber den ×-Knopf, einen Klick auf den unscharfen Bereich oder mit der ESC-Taste.

• PDF-Dateien werden im integrierten PDF-Betrachter des Browsers angezeigt (Chrome, Firefox, Safari). Zoom und Seitennavigation kommen direkt aus dem Browser, ein Druckknopf liegt im Browser-PDF-Betrachter und zusaetzlich oben rechts in der Vorschau.
• Fotos und Scans (JPG, PNG, HEIC, WebP) werden als Bild geladen. In der Werkzeugleiste oben rechts stehen die Knoepfe −, + und 1:1 zur Verfuegung. Strg + Mausrad zoomt zusaetzlich an der Mausposition.
• XRechnung-XML hat keine sinnvolle Inline-Anzeige (der Browser wuerde nur Rohmarkup ausgeben). Bei diesen Belegen wird der Knopf Im Browser ansehen nicht angezeigt; nutzen Sie Originaldatei herunterladen oder die strukturierten Felder auf der Detailseite.

Der Knopf Herunterladen in der Werkzeugleiste fuehrt zum gleichen Download wie der primaere Knopf Originaldatei herunterladen auf der Detailseite. Die Datei wird beim Herunterladen mit ihrem Originalnamen gespeichert.

Wann die Vorschau hilft

• Schnelle Sichtkontrolle, ob die OCR die Pflichtangaben richtig erkannt hat, ohne dass Sie die Datei vorher herunterladen muessen.
• Vergleich zwischen Originalbeleg und parsierten Feldern, wenn die Validierung nach § 14 / § 14a UStG einen Hinweis zeigt.
• Stichprobenpruefung vor dem Monatsabschluss: Sie blaettern durch die Belege des Monats, ohne dass Ihr Download-Ordner sich fuellt.

Manuell ergaenzen

In der Karte Rechnungsdaten finden Sie einen ausklappbaren Bereich Manuell ergaenzen oder korrigieren. Dort koennen Sie die wichtigsten Felder eines Belegs direkt bearbeiten. Aufklappen ueber den Pfeil neben der Ueberschrift.

Bearbeitbar sind:

• Rechnungsnummer, Lieferantenname, USt-IdNr. des Lieferanten
• Rechnungsdatum, Faelligkeitsdatum, Leistungsdatum
• Waehrung (EUR, USD, GBP, CHF)
• Netto, Umsatzsteuer, Brutto (in Euro mit zwei Nachkommastellen)
• USt-Satz in Prozent, USt-Kategorie (UNTDID 5305)
• Kennzeichen Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV
• Auftragsnummer, Zahlungsbedingungen

Nicht ueber dieses Formular bearbeitbar:

• Mandant: ein Beleg gehoert dauerhaft zu einem Mandanten. Eine Verschiebung wuerde die Audit-Spur brechen.
• Kontierungsvorschlag: bleibt ueber die eigene Karte mit Annehmen / Anders kontieren bedienbar. Siehe Kontierungsvorschlaege pruefen.
• Originaldatei und SHA-256-Hash: das Original ist revisionssicher und wird nie veraendert. Eine manuelle Ergaenzung aendert ausschliesslich die strukturierten Felder in der Datenbank, nicht den archivierten Beleg.

Was nach dem Speichern automatisch passiert

1. § 14 UStG wird neu geprueft

   Die Pflichtangaben nach § 14 / § 14a UStG werden erneut anhand der aktuellen Werte berechnet. Vorher fehlende Felder verschwinden aus der Liste, sobald Sie sie ergaenzt haben.

2. Kontierungsvorschlag wird gegebenenfalls neu erzeugt

   Wenn noch kein Konto bestaetigt wurde und Sie ein Feld aendern, das die Heuristik benoetigt (Lieferantenname, USt-Satz, USt-Kategorie, Kleinbetragsmerkmal), wird der Vorschlag automatisch neu berechnet. Wenn Sie ein Konto bereits bestaetigt haben, bleibt Ihre Entscheidung unveraendert; eine manuelle Ergaenzung ueberschreibt niemals eine bestaetigte Kontierung.

3. Audit-Eintrag wird geschrieben

   Jede Aenderung erzeugt einen Eintrag invoice_fields_edited im Audit-Verlauf mit dem Diff (alter Wert / neuer Wert) und Ihrem Benutzerkonto. Der Audit-Verlauf bleibt nachvollziehbar und manipulationssicher (Hash-Kette).

4. Folgewirkungen in Auswertungen

   Die Vorsteuer-Aufstellung und der DATEV-Format-Export (EXTF Buchungsstapel) bauen jeweils auf den aktuellen Datenbankwerten auf. Ein bearbeitetes Feld erscheint sofort in beiden Exporten, sobald Sie das Formular speichern.

Sicherheitsregeln

• Bei abgeschlossenem Monatsabschluss ist das Formular ausgeblendet. Stattdessen erscheint ein Hinweis mit dem Link zum Wiederoeffnen des betreffenden Monats. Hintergrund: sobald ein Monat abgeschlossen ist, sind alle Belege darin festgeschrieben. Korrigieren Sie nur, wenn Sie den Monat bewusst neu oeffnen wollen.
• Bei verworfenen Belegen ist das Formular ebenfalls ausgeblendet. Stellen Sie den Beleg zuerst ueber Wiederherstellen her, falls Sie die Felder anpassen moechten.
• Plausibilitaetspruefung: weichen Netto plus Umsatzsteuer um mehr als 1 EUR vom Brutto ab, wird das Formular abgelehnt. Die Einzelfehler erscheinen direkt unter dem betroffenen Feld in Rot. Eine Toleranz von 1 EUR faengt uebliche Rundungsdifferenzen ab, ohne Tippfehler durchzulassen.
• Felder bleiben optional: das Formular sendet ausschliesslich Felder an den Server, die Sie tatsaechlich veraendert haben. Ein leeres Feld bedeutet "nicht geaendert", nicht "loeschen". Wenn Sie ein Feld bewusst leeren wollen, leeren Sie das Eingabefeld vor dem Speichern.

Wenn Werte auf dem Beleg fehlen

Wenn ein Pflichtfeld weder aus der OCR noch aus dem Beleg selbst hervorgeht (z. B. der Mandant hat eine Rechnung ohne USt-IdNr. erhalten), gehen Sie nicht den Umweg ueber die manuelle Ergaenzung. Verwenden Sie stattdessen den Knopf Mandant fragen in der Karte Pflichtangaben nach § 14 UStG. Damit wird eine E-Mail an den Mandanten vorbereitet mit der Bitte um Rechnungskorrektur. Erst wenn der korrigierte Beleg eintrifft, ergaenzen Sie die Felder.